Η καταγραφή δεδομένων χειρός αποτυπώματος υπήρξε πηγή δυσκολίας για τους περισσότερους οργανισμούς, γι‘ αυτό καλύπτουμε τους πέντε κορυφαίους παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν εργάζεστε σε οποιαδήποτε πρωτοβουλία υπεραυτοματισμού που αγγίζει χειρόγραφα δεδομένα και έγγραφα. Έχοντας αυτό κατά νου, η Ephesoft έχει μερικές συναρπαστικές νέες δυνατότητες και τα καλύτερα ποσοστά ακρίβειας στην κατηγορία τους που είναι τα υψηλότερα στον κλάδο για σπαστό χειρόγραφο.
Η σημασία της ευέλικτης έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων (IDP)
Όποιος πιστεύει ότι χειρόγραφα δεδομένα υπάρχουν μόνο σε σταθερά, τυποποιημένα έντυπα, δεν έχει ποτέ εμβαθύνει σε μια κυβερνητική διαδικασία ή δεν έχει εργαστεί σε μια μη συμπληρωμένη, διαδικτυακή φόρμα για μια αίτηση στον εμπορικό κλάδο. Οι παραλλαγές και οι εκδόσεις φόρμας, η κακή ποιότητα σάρωσης, οι μετατροπές φαξ και πολλά άλλα μπορούν να επηρεάσουν τη διάταξη των πληροφοριών που υπάρχουν σε μια φόρμα. Όταν αυτοί οι παράγοντες μπαίνουν στο παιχνίδι, η εξαγωγή δεδομένων με πρότυπο δεν το περιορίζει.
Παρεκβολή από ένα AIIM έρευνα σε περίπου 300 ερωτηθέντες, πάνω από το ένα τέταρτο όλων των οργανισμών χρησιμοποιούν φόρμες και έγγραφα που περιέχουν αποτύπωμα χειρός ως μέρος των βασικών επιχειρηματικών διαδικασιών τους. Αυτό περιλαμβάνει διαδικασίες που έχουν αυτοματοποιηθεί – ή επιχειρήθηκε να αυτοματοποιηθούν – με εργαλεία όπως συστήματα RPA και εφαρμογές BPM.
- Το 26% των οργανισμών βασίζονται σε φόρμες και έγγραφα με χειρόγραφα δεδομένα για βασικές επιχειρηματικές διαδικασίες
- Το 42% των οργανισμών που χρησιμοποιούν φόρμες για πληροφορίες και υποβολές αιτήσεων λαμβάνουν τουλάχιστον τις μισές από αυτές τις φόρμες με δεδομένα χειρός
Οι πληροφορίες που υποβάλλονται από το χειρόγραφο είναι ο κανόνας και όχι η εξαίρεση για οργανισμούς του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα.
Συμφόρηση
Ο δημόσιος τομέας είναι ένας από τους μεγαλύτερους υπαίτιους των σημείων συμφόρησης στη διαδικασία χειρόγραφων δεδομένων. Όσον αφορά τα συστατικά στοιχεία, οι περισσότερες κυβερνητικές λειτουργίες περιλαμβάνουν υποβολές από έντυπα. Είτε εξετάζουμε τα ομοσπονδιακά τμήματα είτε τις πολιτειακές και τοπικές υπηρεσίες, ο προϋπολογισμός και η υιοθέτηση τεχνολογίας είναι σίγουρα παράγοντες. Οι επιχειρησιακοί προϋπολογισμοί βρίσκονται πάντα σε κίνδυνο, και ακόμη περισσότερο μετά τις συνέπειες της πανδημίας COVID-19. Στη συνέχεια, σκεφτείτε διαδικασίες όπως αιτήσεις αδειών, αιτήματα πληροφοριών, αιτήσεις παροχών, φορολογικές αναβολές και άλλα που πρέπει να εξυπηρετηθούν σε όλες τις κοινωνικοοικονομικές τάξεις. Με περιορισμένο προσωπικό, άδειες και γενικά μειωμένη ικανότητα εργασίας, οι κυβερνητικές υπηρεσίες θα πλημμυρίσουν με μη αυτόματο ανεκτέλεστο αρχείο εισαγωγής δεδομένων για όλα αυτά τα αιτήματα που βασίζονται στα συστατικά στοιχεία.
Επιπλέον, οι νέοι νόμοι περί απορρήτου προσθέτουν πολυπλοκότητα στη διαδικασία απαιτώντας τη δυνατότητα επεξεργασίας Προσωπικών Πληροφοριών Αναγνώρισης (PII) σε έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των χειρόγραφων εντύπων. Οι κυβερνητικές υπηρεσίες προσπαθούν να τηρούν τη Διοίκηση Εθνικών Αρχείων και Αρχείων (ΝΑΡΑ) Το μνημόνιο M-19-21 επιβάλλει την ψηφιοποίηση και την ηλεκτρονική διαχείριση όλων των αρχείων μέχρι το τέλος του 2022. Αυτό δεν είναι μικρό κατόρθωμα αν σκεφτεί κανείς ότι 68 ομοσπονδιακές υπηρεσίες έχουν έως και 23.000 έντυπα σε χρήση ενεργά.
Ωστόσο, ο εμπορικός κόσμος δεν είναι απρόσβλητος από την πληροφοριακή μαύρη τρύπα που είναι δεδομένα αποτυπωμάτων χειρός. Για παράδειγμα, οι ασφαλιστικές εταιρείες δέχονται έντυπα αξίωσης από ασφαλισμένους που υποβάλλονται χειρόγραφα. Ή, να θυμάστε κάθε φορά που ήσασταν στον κύριο γιατρό σας και έπρεπε να συμπληρώσετε την «ενημερωμένη φόρμα πληροφοριών ασφάλισης και επικοινωνίας» στην αίθουσα αναμονής με όλους τους άλλους που βήχουν, με άθλια όψη συνασθενείς. Όλες αυτές οι ιατρικές πληροφορίες είναι ζωτικής σημασίας και πρέπει να διατηρούνται σε ψηφιακή μορφή, με δυνατότητα αναζήτησης και δράσης.
Ευφυής Πλατφόρμα Επεξεργασίας Εγγράφων
Στο Ephesoft Transact, το περιεχόμενο μετακινείται από το σημείο της πραγματικής σύλληψης ή απορρόφησης εγγράφου – είτε ως μέρος της ροής εργασιών ενός εξωτερικού συστήματος είτε ως μεμονωμένης ενέργειας – στο σημείο στο οποίο τα επεξεργασμένα έγγραφα και τα σχετικά μεταδεδομένα και οι τιμές ευρετηρίου δρομολογούνται στην τελική τους προορισμό ή το επόμενο βήμα στην επιχειρηματική διαδικασία.
Το νέο και συναρπαστικό για το Transact είναι αυτό που προσθέσαμε περισσότερες δυνατότητες εξαγωγής δεδομένων. Πρώτον, έχουμε ένα νέο προηγμένο πρόσθετο hOCR, το οποίο παρέχει δυνατότητα εξαγωγής χειροτύπων, κουρδικής και μηχανικής εκτύπωσης.
Δεύτερον, η δυνατότητα αναγνώρισης χειρογράφου/Ευφυής αναγνώρισης χαρακτήρων (ICR) του Transact βασίζεται στην εκτύπωση με περιορισμένο μπλοκ (OCR) μαζί με τα εργαλεία εξαγωγής πλαισίου ελέγχου/Οπτικής αναγνώρισης σήμανσης (OMR) που παρουσιάστηκαν σε προηγούμενη έκδοση. Μαζί, προσφέρουν έναν εξαιρετικά περιεκτικό, αξιόπιστο, αλλά γρήγορο και εύκολο τρόπο για τους χρήστες να εξάγουν τιμές χειρός αποτυπώματος από έγγραφα και να ανιχνεύουν περιοχές με υπογραφή ή πλαίσιο ελέγχου. Η τεχνολογία διαβάζει τόσο την έντυπη όσο και τη γραφική γραφή με ακρίβεια έως και 88% εκτός συσκευασίας, ακόμη και χειρόγραφα που δεν είναι εύκολα ευανάγνωστα από τον άνθρωπο. Οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν σαρωτή, tablet, τηλέφωνο ή άλλα μέσα για να σαρώσουν το έγγραφο ή τη φόρμα.
Το ICR μετατρέπει εικόνες τυπωμένου στο χέρι σε μορφή αρχείου με δυνατότητα επεξεργασίας ή/και αναζήτησης. Οι παραδοσιακοί κινητήρες ICR κυμαίνονται ως προς την ακρίβεια και τις απαιτήσεις διακομιστή, ενώ υπάρχουν νέοι κινητήρες ICR που βασίζονται σε σύννεφο και εκπαιδεύονται σε μηχανική μάθηση που κυκλοφορούν στην αγορά σε αρκετά τακτική βάση. Το OMR καταγράφει δεδομένα από στοιχεία φόρμας, όπως πλαίσια ελέγχου και συννεφάκια πολλαπλής επιλογής.
5 Παράγοντες για ένα επιτυχημένο έργο ψηφιακού μετασχηματισμού
Σύμφωνα με α Έκθεση PTC σχετικά με τον ψηφιακό μετασχηματισμό, τα στελέχη αναφέρουν ότι τα βασικά οφέλη αυτών των πρωτοβουλιών είναι η βελτιωμένη λειτουργική αποτελεσματικότητα – κλειδί για τη συρρίκνωση των προϋπολογισμών πληροφορικής, ο ταχύτερος χρόνος για την αγορά με νέα προϊόντα και υπηρεσίες και το κλείσιμο του χάσματος μεταξύ των προσδοκιών των πελατών και της παράδοσης της εταιρείας. Και για τους περισσότερους οργανισμούς, τα δεδομένα του handprint είναι άρρηκτα συνδεδεμένα με μια ολιστική προσέγγιση στον υπεραυτοματισμό. Ας δούμε, λοιπόν, τα πέντε κορυφαία στοιχεία ενός επιτυχημένου έργου ψηφιακού μετασχηματισμού όσον αφορά τα δεδομένα αποτυπώματος χειρός.
1. Πηγή εγγράφου
Αρχικά, εξετάστε την πηγή του περιεχομένου σας. Πώς λαμβάνετε έγγραφα με δεδομένα χειρός; Αυτό θα διαφέρει ανάλογα με τον κλάδο και τη διαδικασία, αλλά είναι σημαντικό για τη συνολική ροή εργασίας και το ποσοστό επιτυχίας ή ακρίβειας του αυτοματοποιημένου έργου εξαγωγής δεδομένων σας. Τα έγγραφα έρχονται ως φαξ, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σε μια κεντρική τοποθεσία ως ταχυδρομείο σαλιγκάρι ή είναι εικόνες χειρόγραφων εντύπων και επιστολών που ανεβαίνουν σε μια εταιρική πύλη από ένα στιγμιότυπο σε κινητή συσκευή? Αυτές οι μέθοδοι εισαγωγής παλαιότερα έντυπων εγγράφων στα βασικά συστήματα πληροφοριών του οργανισμού σας θα πρέπει να συγκεντρωθούν και να δρομολογηθούν μέσω μιας κεντρικής διαδικασίας για να διασφαλιστεί η ομοιομορφία και να βελτιστοποιηθούν οι επιχειρηματικές διαδικασίες που αφορούν συγκεκριμένα τα έγγραφα. Ευτυχώς, με μια εφαρμογή όπως το Transact, υποστηρίζουμε την απορρόφηση εγγράφων από όλες αυτές τις πηγές.
2. Ασφάλεια
Ο δεύτερος παράγοντας που πρέπει να λάβετε υπόψη για έναν επιτυχημένο ψηφιακό μετασχηματισμό που περιλαμβάνει έγγραφα με αποτύπωμα χειρός είναι οι απαιτήσεις ασφαλείας του οργανισμού ή του κλάδου σας. Υπάρχουν ειδικές απαιτήσεις ασφαλείας για την πρόσβαση ή την ενσωμάτωση σε εφαρμογές δημόσιου cloud;
Από την άλλη πλευρά, το Transact μπορεί να εγκατασταθεί στις εγκαταστάσεις ή να αξιοποιηθεί σε ιδιωτικό σύννεφο. Δεν χρειάζεται να στέλνετε ευαίσθητες πληροφορίες ή δεδομένα πελατών έξω από το δίκτυο και τα τείχη προστασίας του οργανισμού σας για να επωφεληθείτε από τις πλούσιες δυνατότητες του ICR.
3. Πολυπλοκότητα και παραλλαγή
Το Transact χρησιμοποιεί ζεύγη κλειδιού-τιμής (ή KV) για τον εντοπισμό και την εξαγωγή πληροφοριών από μη δομημένα έγγραφα. Αυτό σημαίνει ότι η εφαρμογή αναζητά ένα συγκεκριμένο μοτίβο κειμένου που αντιπροσωπεύει το κλειδί και, στη συνέχεια, βρίσκει την αντίστοιχη τιμή με βάση τη σχέση της τιμής του επιθυμητού πεδίου εξαγωγής με το κλειδί. Αυτή η προσέγγιση εξαλείφει την ανάγκη διαμόρφωσης προτύπων που βασίζονται σε συντεταγμένες για την εξαγωγή δεδομένων και μπορεί να εφαρμοστεί σε δεδομένα εκτύπωσης χειρός.
Ορισμένες λύσεις χειρόγραφου επιβάλλουν όρια χαρακτήρων ή ένα κόστος ανά πεδίο που μπορεί να είναι άκαμπτο ή δαπανηρό. Ωστόσο, με το Transact, Μηχανή αναγνώρισης λήψης ανοιχτού κειμένου (παλαιότερα Μηχανή Recostar) OCR καθώς και προηγμένο πρόσθετο hOCR (τροφοδοτείται από το Google Vision ή το Azure (που θα κυκλοφορήσει στα τέλη του 2022) στο προϊόν που χρησιμοποιεί μια προσέγγιση OCR ολόκληρης σελίδας, υπάρχει ελάχιστο κόστος για εσάς ή τους πελάτες σας για τη χρήση της εξαγωγής αποτυπωμάτων χειρός, είτε σε ανά πεδίο ή ανά σελίδα.
Πολλά προϊόντα λήψης απαιτούν τη δημιουργία σταθερών φορμών ή προτύπων που βασίζονται σε συντεταγμένες προκειμένου να εξαγάγετε δεδομένα χειρός αποτυπώματος από σαρωμένα έγγραφα. Εάν έχετε ένα έργο όπου έχετε μόνο μία φόρμα και μία παραλλαγή αυτής της φόρμας, αυτό μπορεί να μην είναι μεγάλο θέμα από την άποψη της διαμόρφωσης και της διαχείρισης του έργου. Αλλά, τι γίνεται αν υπάρχουν ιστορικές παραλλαγές αυτής της μορφής προσβάσιμες στο κοινό; Ίσως η φόρμα ενημερώνεται κάθε χρόνο ή επεκτείνεται. Τι θα συμβεί αν – στον κυβερνητικό χώρο – η μορφή διαφέρει ανάλογα με το κράτος;
Για παράδειγμα, πάρτε αυτές τις τρεις κρατικές φόρμες για φορολογική απαλλαγή. Όλοι ζητούν τις ίδιες πληροφορίες, αλλά είναι διατεταγμένες και διαμορφωμένες με διαφορετικό τρόπο.
Τώρα, πρέπει να λάβετε υπόψη την προέλευση του εγγράφου και τον αντίκτυπο που θα μπορούσε να έχει στην πραγματική διάταξη των εγγράφων. Εάν μια φόρμα καταγράφεται σε μια κινητή συσκευή, αυτό θα μπορούσε να επηρεάσει την αναλογία διαστάσεων της ψηφιακής εικόνας. Όταν σαρώνονται φυσικά έγγραφα, μπορεί να παραμορφωθούν ή να τοποθετηθούν λανθασμένα σε ένα κρεβάτι σαρωτή, και πάλι, επηρεάζοντας τις πραγματικές ζωνικές συντεταγμένες ενός εγγράφου. Το ίδιο ισχύει και για τις παραμορφώσεις που συμβαίνουν κατά την αποστολή ενός εγγράφου με φαξ. Εάν βασίζεστε σε μια σταθερή περιοχή μιας σελίδας για να βρείτε χειρόγραφες πληροφορίες, η ικανότητά σας να κλιμακώνεστε σε οποιοδήποτε πραγματικό έργο ψηφιακού μετασχηματισμού θα περιοριστεί στον χρόνο ή το κόστος που πρέπει να αφιερωθεί για τη σχεδίαση κάθε προτύπου που βασίζεται σε συντεταγμένες.
Γι‘ αυτό είναι σημαντικό να βρείτε μια λύση που μπορεί να εξισορροπήσει το επίπεδο προβλεψιμότητας και ακρίβειας εξαγωγής που χρειάζεστε με το κόστος για την κάλυψη των παραλλαγών των εντύπων που πρέπει να επεξεργαστείτε, τηρώντας παράλληλα τα χρονοδιαγράμματα. Τα καλά νέα είναι ότι το Transact παρέχει μια ολοκληρωμένη και ευέλικτη σειρά εργαλείων για την περίπτωση χρήσης σας για να βρείτε αυτήν την ισορροπία. Περιλαμβάνονται τα πάντα, από την παραδοσιακή εξαγωγή σταθερής μορφής έως την πιο προηγμένη εξαγωγή οντοτήτων τεχνητής νοημοσύνης χωρίς κανόνες και λειτουργεί άψογα με τη χειρόγραφη λύση μας.
4. Ανίχνευση υπογραφής
Ο τέταρτος παράγοντας για ένα επιτυχημένο έργο ψηφιακού μετασχηματισμού όπου εμπλέκονται το χειρόγραφο και το χειρόγραφο είναι η αλληλεπίδραση και η διαχείριση εγγράφων με υπογραφές. Ο εντοπισμός υπογραφών μπορεί να είναι ένα χειροκίνητο εντατικό, χρονοβόρο βήμα που επιβραδύνει την επεξεργασία εφαρμογών σε όλους τους κλάδους.
Πάρτε για παράδειγμα τον κλάδο των στεγαστικών δανείων. Η φόρμα Ενιαίας Αίτησης Δανείου για Κατοικία είναι συνήθως μέρος ενός μεγάλου πακέτου εγγράφων που σχετίζονται με δάνειο που κυμαίνονται σε μήκος και πολυπλοκότητα σελίδας. Η επικύρωση ότι οποιοσδήποτε δανειολήπτης και συνοφειλέτης έχουν υπογράψει είναι ζωτικής σημασίας. Αλλά όταν ένας άνθρωπος μπαίνει στο μείγμα, ξοδεύει χρόνο ξεφυλλίζοντας σελίδες για να βρει αυτό το ένα πεδίο και να δώσει στο πακέτο το πράσινο φως. Η αυτοματοποίηση αυτού του βήματος εξοικονομεί χρόνο και συνεπώς χρήματα για την επίσπευση της διαδικασίας δανεισμού.
Ένα άλλο παράδειγμα είναι οι διαδικασίες έρευνας ιστορικού. Ή, ενσωμάτωση υπαλλήλου ανθρώπινου δυναμικού. Κάθε κλάδος και κάθε εταιρεία έχει κάποιο είδος διαδικασίας αίτησης όπου οι άνθρωποι καλούνται να υπογράψουν έγγραφα, έντυπα ή επεξηγηματικές επιστολές. Και η εφαρμογή ορισμένων αυτοματοποιημένων ελέγχων επικύρωσης για αυτές τις πανταχού παρούσες εργασίες έχει τεράστιες δυνατότητες εξοικονόμησης χρόνου. Πιστεύω ότι πρέπει να είναι βασικό στοιχείο των πρωτοβουλιών ψηφιακού μετασχηματισμού.
5. OCR, ICR ή OMR – Εξάγετε ό,τι χρειάζεστε
Τέλος, απλώς βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνετε εάν τα σχετικά δεδομένα είναι εκτυπωμένα σε μηχανή, χειρόγραφα, παρουσιάζονται με οπτικά σημάδια όπως πλαίσια ελέγχου ή εναλλαγή ραδιοφώνου ή σε κάποιον συνδυασμό τους. Μερικές φορές υπάρχουν αιτήματα για έργα όπου μια εταιρεία ή μια εταιρεία θέλει να έχει εξαχθεί κάθε πεδίο σε μια φόρμα ή ένα τμήμα πληροφοριών σε ένα έγγραφο. Αλλά όταν ρωτάω γιατί… όταν ρωτάω για τον σκοπό των πληροφοριών κατάντη, δεν υπάρχει απάντηση. Περιορίστε το εύρος του έργου σας ώστε να περιλαμβάνει μόνο σχετικά δεδομένα – είτε αυτά τα δεδομένα είναι υπογραφή σε σύμβαση, πλαίσιο ελέγχου σε φόρμα, μηχάνημα ή χειροκίνητη πληροφορία – και το χρονοδιάγραμμα του έργου σας και το κόστος υλοποίησης θα ωφεληθούν.
Take-aways
Συνοπτικά, τα στοιχεία που πρέπει να προσθέσετε στη λίστα αναπαραγωγής της πρωτοβουλίας ψηφιακού μετασχηματισμού σας είναι: εξετάστε τις πηγές των εγγράφων σας, εξετάστε τις απαιτήσεις ασφαλείας για τη μετάδοση δεδομένων από το δίκτυο ή το τείχος προστασίας του οργανισμού σας, αναζητήστε την πολυπλοκότητα και την ποικιλία των μορφών και των εγγράφων, ξεχωρίστε τις ροές εργασιών που απαιτούν επικύρωση υπογραφής και κατανοούν καλά τις απαιτήσεις εξαγωγής δεδομένων OCR, ICR και OMR, καθώς σχετίζονται με την τρέχουσα επιχειρηματική διαδικασία.
Για περισσότερες πληροφορίες, Κάντε κλικ ΕΔΩ ή παρακολουθήστε την επανάληψη του διαδικτυακού σεμιναρίου εδώ.
The post Οδηγός για την εξαγωγή αποτυπωμάτων και τον υπεραυτοματισμό εμφανίστηκε πρώτα στην Ephesoft.
